【チェックリストで簡単確認】就活メールの書き方&基本マナー

就職活動を進めていくと、企業とのメールでやり取りをする機会が増えていきます。

しかし、いざメールを送るとなると書き方が分からないことや、社会人とメールをやり取りするにあたって、マナーや言葉遣いが間違っていないか不安になりますよね。

そこで今回は、メールの構成などの書き方、企業とメールのやり取りをする際の注意すべきポイントを、チェックリスト形式でまとめました。

チェックリストを確認するだけで、印象グッドなメールを効率的にさくっと作っちゃいましょう!

メールの基本的な構成と書き方

就活でメールを送る場面といえば、面接の日程調整や履歴書送付、内定返信など様々なシチュエーションが考えられます。
その中でも、メールの書き方としてどの場面でも共通しているのは、

「件名」

「宛名」

「本文」

「署名」

の順番で書いていくことになります。

では、それぞれの書き方のポイントについて、チェックリストを参考にサクッと確認していきましょう!

チェックリスト12項目!確認するだけで、完璧なメールをつくれます

【件名】用件と名前だけで簡潔にまとめる

件名は、「本文の要約(所属・名前)」で書くことがセオリーです。
スパムメールが多く出回っている現代では、メールを開く前にメールの内容、発信者がわかるタイトルにしておくことが大切です。

また、採用担当者は多くの就活生からメールを受け取っています。所属まで書くことで人物が簡単に特定されるので、企業側としてはうれしいタイトルとなります。

例)「一次面接の日程変更についてのお願い(○○大・氏名)」

【宛名】間違いのないよう正確に書く

宛名はとにかく間違えないように気を付けましょう。
略称での記載や担当者の名前の誤りがあれば、失礼にあたり印象が下がりかねません。
送信する前にもう一度確認するようにしましょう!

宛名は、

企業名(正式名称)

部署名

担当者名

の順番で記載します。
担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載しましょう。

また、周りの学生と差をつけたい人でしたら、アドレス帳に登録してからメール送信することをオススメします。

初めての人にメールを書く時にはメールアドレスを直接入力して書くより、一度アドレス帳に登録してからメール作成をしたほうが良いとされています。

そうすることで相手に宛先が表示されるようになります。そこで、宛先名に○○様(株式会社△△△)と書いておくと以下のように表示されます。

“○○様(株式会社△△△)【メールアドレス】”

注意:必ず“○○様”と登録しましょう。決して呼び捨てで登録しないように!

アドレスのみが表示されるより丁寧に表示されますね。第一志望の企業に対してはここまで気を配って、他の応募者との差別化を図るとよいでしょう。

【本文】読みやすい文章を心がける

本文の最初は挨拶と名乗りから始めるのがセオリーです。

初めてメールを送る際には「お世話になります」
2回目以降は「お世話になっております」から書き始めます。
その後に大学、学部、氏名を記載して用件に移りましょう。

そして結論や用件は最初に明記し、補足や背景を続いて記載すると、企業側も読みやすくデキる学生という印象をもってもらえるでしょう。

また、一文一文が長くなりすぎないように注意し、こまめに改行することを心がけましょう。
必要であれば程よくカッコ書きや箇条書きを活用して、読みやすいメールにするとなおよいです。

【署名】最後に添えるだけ

署名には学校、学部、氏名、連絡先を記載します。
連絡先にはメールアドレス、電話番号を記載しましょう。

署名は何度も使う場面があり、定型としてコピーしておくと後々楽になっていくので、ぜひとも保存しておきましょう。

例)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:
電話電話:
e-mail:

以上が企業に送るメールの基本構成となります。

 

メールを送る際の基本マナーと注意ポイント!

メールを送る際のマナー面についても、おさえておきたい注意ポイントはいくつかあります。
チェックリストを元に確認していきましょう!

チェックリスト6項目!印象UPメールになること間違いなし

メールはすぐに送信、返信

メールをすぐに返す人は、「仕事ができる人」というイメージがつきます。
なぜなら、メールはすぐに返せるものだからです。

判断を下すのに時間がかかる場合でも、「判断を下すのに時間がかかる」という進捗報告のメールはすぐに書けるのです。

メールのやり取りが遅い人は、本件に関して「後回しでいい」と考えている人であり、「本件に興味がない」ととられてもおかしくないのです。

そういった価値観を持っている社会人にとって、就活生であっても必ず「早く返す」ということを徹底しましょう。

例えば、感謝のメールを送る際なども即日、もしくは翌朝に送られてきたら、受け取る側も記憶に新しい状態で受け取ることができて気持ちがいいのです。

返信する場合は件名を変えてはダメ!

企業からのメールに対する返信は、就活生が失敗しやすいポイントの一つです。
企業から送られてきたメールの返信の件名は「Re:」の状態で返信しましょう。

件名を取り消し新しく書き換える人がいますが、こうするとメールのやり取りが続いているのかわからなくなるうえ、新しい件に関する内容が送られてきたと勘違いしてしまいます。

Re:のままであれば、一つ前のメールに戻れば内容をすぐ理解できるため、文脈を理解するのに手間がかかりません。

返信の際は件名を誤って消してしまわないようにしましょう。

深夜の送信はNG

メールはすぐに送信、返信するのが鉄則となっていますが、深夜に送信することは避けた方がよいでしょう。

システム的には問題ないとしても、受け取り手が受信時間を目にしたとき、例えば午前3時と表示されていたのならば、この人は生活習慣が乱れている、と思われても仕方がありません。

ですので、夜の9時前後以降に受け取ったメールは翌日の午前中に送るのがベターです。

社会人がメールを確認する主な時間帯は、始業時間である8時から9時とお昼休憩後の13時から14時が一般的です。
つまり、より早くメールを読んでもらいたい場合はこの時間帯を狙って送信すると、早く既読してもらえるかもしれません。

自分のアドレス名に気を付ける

自分の使っているアドレス名に、好きな芸能人の名前や漫画のキャラクター、不適切なセリフなどは入っていませんか?

採用担当者などの受け取り手は、奇抜だったり変わったメールアドレスだと意外にも目についたりするものです。
自分の名前や誕生日などの羅列で、無難なアドレス名のものを使うことをオススメします。

また、gmailやYahoo!メールなどのフリーメールで就活専用メールアドレスを作ってしまえば、今後効率的に就活を進めることができます。
これを機会にアカウントを作ってみてはいかがでしょうか。

絵文字、顔文字、略語は使用禁止!

当然のことですが、ビジネスシーンにおいて絵文字、顔文字は使用してはいけません。
「!」はグレーゾーンですが、なるべく使わないことが無難といえるでしょう。

また、気づかぬうちに略語を使ってしまっていることは就活生に多く見られます。
目上の方に送るメールとしておかしな略語を使っていないかを再度見直すことが大切です。

正しい敬語を使う

一見正しそうな敬語の中にもビジネスマナーとして不適切な場合は多々あります。
社会人としては常識的なことであるため、多くの就活生からのメールにおかしな敬語が混じっていればすぐにその違和感に気づきます。

例えば「わかりました」、「了解しました」は不適切な表現です。
「承知しました」、「かしこまりました」を使うようにしましょう。

他にも、面接でよく耳にする「御社」は話し言葉として使われるものです。
メールで相手企業を指したい時は、書き言葉である「貴社」を用いるようにしましょう。

少しでも敬語に違和感がある場合には、適切な敬語であるか調べるのが賢明でしょう。

まとめ

いかがでしたか?メール1つ送る際にも、注意すべき点やマナーなどがたくさんあります。
心地よく受け取られるか、悪い印象で受け取られるかはほんのひと手間で大きく変わってきます。

また、急用の際などはメールではなく電話で連絡した方が良い場合もあります。

実際就活生である僕も、面接辞退の連絡を電話で行ったことがあります。
企業によって異なりはしますが、事務の方の迅速な対応で、手軽にあっという間に要件を済ませることができました。
ケースバイケースではありますが、メールと電話の使い分けも意識できると、今後の就活もスムーズに進むこと間違いなしです!

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