【服装は? 時間は?】就活の質問メールって何て送ったらいいの?-疑問や不安を解消するための質問メール術!-!

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こんにちは!この記事ではメールを使った”質問”に焦点を当てていきます。

今でもメールは仕事に欠かせない情報伝達手段です。仕事をしていて1日全くメールを送らなかった・読まなかったという社会人はいないでしょう。

就活中、企業と直接会う前に分からないことや気になることを質問する手段は基本的にメールになってきます。

企業の仕事内容や説明会、インターンシップなどについて不安なこと、迷っていることがあればメールで質問して解消しましょう!

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これだけは押さえておきたいメールの基本

件名

件名は「本文の内容(所属・名前)」にするのが鉄則!
スパムメールが多く出回っている現代ではメールを開く前に、メールの内容、発信者がわかるタイトルにしておくことが大切です。

また、採用担当者は多くの就活生からメールを受け取っています。所属まで書くことで人物が簡単に特定されるので、企業側としてはありがたいタイトルとなります。

例)「一次面接の日程変更についてのお願い(○○大・氏名)」

宛名

アドレス帳に登録してからメール送信
送信先アドレスは一度アドレス帳に登録してからメールを作成するとよいでしょう。

初めての人にメールを書く時にはメールアドレスを直接入力して書くより、一度アドレス帳に登録してからメール作成をしたほうがよいとされています。

そうすることで相手に宛先が表示されるようになります。そこで、宛先名に○○様(株式会社△△△)と書いておくと以下のように表示されます。
“○○様(株式会社△△△)<メールアドレス>”

アドレスのみが表示されるより、丁寧に表示されていますね。第一志望の企業に対してはここまで気を配って、他の応募者との差別化を図るとよいでしょう。

また、担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載しましょう。
注意:必ず“○○様”と登録しましょう。決して呼び捨てで登録しないように!

本文

初めてメールを送る際には「お世話になります」

2回目以降は「お世話になっております」から書き始めます。その後に大学、学部、氏名を記載して要件に移りましょう。

また、一文一文が長くなりすぎないように注意し、こまめに改行することを心掛けましょう。

署名

学校、学部、氏名、連絡先を記載します。連絡先にはメールアドレス、電話番号を記載しましょう。

例)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:〇〇 太郎
電話電話:×××-××××-××××
e-mail:~~~@—–

以上が企業に送るメールの基本構成となります。

質問メールを送るまでに

企業にメールで質問するのはどんな時?

ここからがこの記事の本題です。就職活動で企業のインターンシップや説明会に関して分からない/曖昧な情報があると不安ですよね
(例えば集合場所や服装、持ち物など。)

周りの友人やウェブサイトを頼るのもいいですが、そういう時はメールで直接質問する方が早くて正確です!

メールで質問するのって失礼じゃないの?

「メールは文章だけだから企業に対して誠意が伝わらないかも…」
なんて思う人もいると思います。たしかに、電話に比べメールだと細かいニュアンスが伝わりにくい部分もあります。

ですが、社会人は常に忙しいため必ず電話に出られるとは限りません。ましてや電話をかけるタイミングが悪ければ仕事の邪魔をしてしまうこともあります。

その点メールはすぐにチェックでき、時間がある時にちゃんと返事を書くことができます。
つまり、メールの方が丁寧かつ確実に答えが返ってくるんです!

具体的にどんな質問なら大丈夫なの?

「気になることがあるけど、これってメールで質問してもいいの?」と感じる場面もあると思います。
ここでは就活生がどんな時にメールを送ったのか紹介していきます。

①『服装自由』や『節度のある服装』などの指定に対して具体的な例がほしいとき

 

②移動手段の関係で集合(解散)時間を変更してもらいたいとき

③インターンや説明会の参加日程を変更してもらえないかを聞きたいとき

④インターンや説明会の最中に時間が無くて質問できなかったとき

などなど。

 

些細な疑問でも自分で調べて分からないことは質問しましょう!

(調べたらすぐ分かるようなことを聞いてしまうとイメージダウンになるので要注意。)
ちゃんと書き方のルールを守っていれば、積極的な姿勢が評価されることもあると思います!

 

この内容で”送信”ボタンを押しても大丈夫?

送信する前にもう一度文章全体を読み直して失礼がないか確認することをおすすめします!

そこで気を付けてほしいのが、文面敬語です。
注意点なのですが「文面」とは文章の“内容”のことです。
分かりにくい構造になっていないか、主語・術後の関係がおかしくないかを客観的に見直しましょう。

敬語にも度合いがあります。丁寧すぎると返って堅苦しさを与えてしまい逆効果です。

就活やビジネスの場で覚えておきたい敬語マナーについては別の記事を参考にしてください!

メールを送った後の対応

時間をかけてメールを作成して送信!
あとは返事をいただいてお終い。そう思っていませんか??

その後にもきちんとお礼のメールをしなければなりません。また万が一返 信が返ってこないことがあるかもしれません。

お互いに気持ちよくメールのやり取りをするために知っておいたほうが良いことはまだあります。

お礼のメールを書きたいとき

質問に回答してもらった時には、相手に時間を割いてもらったことへお礼のメールを送らなければなりません。
返信を確認してからなるべく早くお礼を述べたほうが感謝の気持ちが伝わりやすく好印象でしょう。

遅くともその日のうちに返すのが理想です。このままメールのやり取りが続くわけではありませんが、その社員さんの記憶に残る可能性は高くなります!

なかなか返信がこないとき

学生だと返信がないときに「忘れているのでは?」と思うかもしれません。
しかし社会人は多忙なため返信が無いときに様々な要因が考えられます

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①日々大量のメールを受け取っているためまだ確認できていない

 

②1読しただけでは文章の意味が伝わらず、後で読み直そうとしている

③返信の期限を指定しなかったため、返信を保留されている

④そもそも宛先のメールアドレスが間違っている

⑤迷惑メールフォルダに受信されている

などがあります。

 

基本的に送信してから3日以上返事が無ければ、同じ目的の質問メールを出してみましょう。その時は返信を“催促”するのではなく

①再度質問させていただく断り
②返信が無かった原因がこちら側のミスである可能性がある旨
の2点は必ず書きましょう。

よくあるメールの失敗

ここでは先輩が就活のメールで失敗した例をいくつか紹介します。同じ失敗をしないようにしっかりと読んでおきましょう!

失敗①  メールのやりとりを終えるタイミングがわからなかった

初めてのインターンシップに参加する前で不安がいっぱいだった私。

募集要項には「普段通りの服装」の指示が。本当に普段着で良いのか疑惑に思いインターンシップの服装について質問をしました。するとすぐに返信が返ってきました。

もちろん私もすぐにお礼のメールを送りました。その直後まさか、お礼のメールに対しても『ご丁寧にありがとうございます!当日は緊張するかと思いますが頑張りましょう(^^)』との返信が!

会話のテンポがLINEのようで楽しく、私はつい本題とは関係のないメールを送ってしまいました。優しい人事さんだから良かったものですが。。。

メールは相手の時間を使わせてもらっていることを意識して区切りがいいところで終わらせないといけませんね。

失敗②  添付ファイルを間違えて大恥をかいた…

これは企業にエントリーシートをメールで提出するように言われたときの話です。僕は失礼のないよう文章・構成を意識して誠意を込めてメールを作成しました。何度も読み直したため文面は完璧でした!

でもこのメールの目的は『エントリーシート』を送ることなんです。
僕は添付ファイルを確認せずに選択肢してしまい全く違うデータを送ってしまいました。。。

それが他企業へのエントリーシートならまだよかったものの(絶対ダメです)ボディビル大会の応募フォームです。そのファイル名が『申込用紙』だったこともあり、メールの文章ばかりに気を取られていた僕は名前をよく見ないまま送信してしまったのです。

結果的には人事担当の方に名前を覚えてもらうキッカケになり今では笑い話ですが(笑) メールを送る上で文章にこだわりすぎず本来の目的を忘れないようにしましょう

あと、文章はしっかり書いてあるのに必要なファイルを添付するのを忘れてしまう学生も多いらしいので気を付けましょう。

失敗③  別のメールの文章を使い回してしまいイメージが最悪に…

就活も忙しくなってきた冬頃、企業に質問のメールを送りたいけどいちいち文章を考えるのが面倒だなと感じていました。

そこで私は、前に別の企業に送ったメールをコピペし少し書き換え送っていました。すると、一からメールを書いていないので送信前の読み直しを怠るようになりました。

そのせいで採用担当者の名前を書き替え忘れ、全く違う名前のまま送信してしまったのです。特にその企業から注意されることはありませんでしたが間違いなく印象は最悪だと思います。

多少面倒でも1通1通メールは考えて書くことをおすすめします。もしくは就活用メールのテンプレートをいくつか作成しておくのも良いテクニックかもしれませんね。

まとめ

いかがだったでしょうか??

以上の内容を意識したメールで質問をすればきっとすぐに返事を貰うことができると思います!
何事も自分で調べて分からないことは直接聞くのが1番ですよね。

またメールはデータとして残り、返信内容をいつでも見返すことができるため安心です

メールでの質問は双方向のやり取りなのでマナーだけでなく、”分からない”ということを伝える文章力質問力が大事になってきます。

これらは社会人になるとさらに必要性が増すので相手が答えやすいようなメールを心掛けていきましょう!!

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