【就活生必見】選考辞退する場合。失礼のないようにするには?

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こんにちは!

皆さんは選考辞退するときどのようにすれば良いか知っているでしょうか?

面接やその他の選考が進んでいくうえで、「より志望度の高い企業に内定を頂いた」や「その企業のイメージが思っていたものと違うかった」など、様々な理由から選考辞退をする場面があるかと思います。

選考辞退をする際、

  • 誰にメールを送ればいいのか?
  • そもそもメールでもいいのか?
  • どのようにすれば失礼にならないか?

などの疑問があると思います。
今回はそのような疑問を解決していきます。

選考を辞退することは決して悪いことではないですが、辞退する際のマナーを知っておきましょう。

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選考辞退する際のポイント

先ほども述べたように選考を辞退することは決して悪いことではありません。しかし、学生とはいえ社会人としてのマナーもこの際は知っておくべきです。

選考辞退をする際に気を付けるべきポイントが4点あります。

  • 辞退理由が何であれ必ず連絡
  • なるべく早く連絡
  • メールでの連絡か、電話での連絡か
  • 辞退の理由

これらのポイントを詳しく説明していきます。

辞退理由が何であれ必ず連絡

辞退理由がもし言いにくいと思っていた場合でも、必ず連絡をしましょう。採用担当者は学生のために時間を空けてくれていること、そして無断欠席をすることで、採用担当者の予定を台無しにしてしまいます。

また、就職してからその企業とお付き合いをする可能性があります。なるべく失礼のないようにしましょう。

なるべく早く連絡

選考辞退というのは、辞退することを決めた時点で連絡することを心がけましょう。こちらのポイントも採用担当者は学生のために準備をして待っています。体調不良の場合などは除いて、当日キャンセルは印象も悪く、採用担当者に失礼になってしまいます。

メールでの連絡か、電話での連絡か

メールで選考を辞退する旨を伝えることはマナー違反ではありませんし、そちらのほうが良いことがあります。採用担当者にも時間を取らせずに済みますし、記録にも残ります。また、直接電話で辞退することは伝えづらいことも、メールだと伝えやすいですよね。

しかし、前日や当日にキャンセルしなければいけない状況の場合は、電話でその旨を伝えましょう。採用担当者もメールを確認することができない可能性があるからです。

注意点:メールも電話もなるべく営業時間内にすることを心がけましょう!

辞退の理由

辞退の理由はたくさんあると思いますが、連絡をする際には詳しく説明することはありません。よく使われるのが、「一身上の都合により…」というもので、この程度でかまいません。

また、もし辞退の理由を聞かれた場合は、「他社から内定を頂いた」などと答えましょう。「御社よりも興味を持った他社に…」などと言うと失礼になることがあるので、やめましょう。

メールを送る際のポイント

前の章で、選考辞退をする際は連絡をするべきであることは、お分かりいただけたと思います。
では、実際にメールを送る際にはどのようなことに注意するべきなのでしょうか。

当たり前のことではありますが、丁寧な文章を心がけることや、定型文を意識することなどのポイントがあります。
このようなポイントを押さえている関連記事がございますので、この点に関してはぜひ以下を参照して下さい。

メールを送る際の例文

メールを送る際のポイントを押さえたところで、場面に分けた例文を挙げます。

  • 事前に断るとき
  • 体調が悪く、後日の連絡になってしまったとき

件名、宛名、署名の例文はこちらの記事で確認しましょう。

【チェックリストで簡単確認】就活メールの書き方&基本マナー 2019.08.27

事前に断るとき

本文は挨拶、要件、締めの順で書いていきます。断りの連絡ですから、丁寧な文章を心がけましょう。

例)

お世話になっております。(初めてメールを送る場合は:お世話になります。)

〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

先日は次回選考のご通知を頂き、誠にありがとうございます。

しかし、一身上の都合により今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。

貴重なお時間を取って頂いたのにもかかわらず、このような返事となり、申し訳ございません。

身勝手ではございますが、ご理解いただきたくお願い致します。

本来であれば、直接お伺いしてお詫びすべきところ、このような形でのご連絡となりまして、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

体調が悪く、後日の連絡のとき

こちらは選考をすっぽかしている時点で、マナー違反です。採用担当者の予定を狂わせてしまっているので、より丁寧に謝罪の文章を心がけましょう。

例)

お世話になっております。(初めてメールを送る場合は:お世話になります。)

〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

この度は、△月△日△時から選考のお時間を取って頂いたのにもかかわらず、お伺いすることができず、誠に申し訳ございません。

また、ご連絡申し上げることできずに当日を迎え、過ぎてからのご連絡になってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

当日は、○度の高い熱が出ており、

ご連絡申し上げることも困難な状況でありました。

この度は、ご多忙の中お時間を取って頂いたのにもかかわらず、身勝手な行いをしてしまい、大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

このように、辞退の旨謝罪の気持ちを伝えることが大切です。
また、丁寧な文章を心がけて、なるべく印象を下げないようにしましょう。

電話をする際の例

電話をする際には、
周囲に騒音がなく、電波状況が良い場所でかけるようにしましょう。
また、1-3で述べたように、メールでの連絡か、電話での連絡か、どちらが良いのか判断しましょう。

事前に断るとき

就活生
お世話になっております。X日に面接して頂いた〇〇大学の〇〇と申します。選考についてご連絡させて頂きました。人事部の△△様はご在席でしょうか?
採用担当者
はい、私です。
就活生
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
先日は選考通過のご連絡ありがとうございました。
しかし、お時間を取って頂いたのにもかかわらず申し訳ないのですが、次回選考を辞退したくご連絡申し上げました。
採用担当者
そうですか。よろしければ辞退理由をお聞かせ願えますか?
就活生
他社から内定を頂き、自分なりにたくさん考え、そちらに入社する決断を致しました。
採用担当者
そうなんですね。これから頑張って下さいね。
就活生
ありがとうございます。ご多忙の中お時間取って頂きありがとうございました。
失礼します。

当日に断るとき

就活生
お世話になっております。本日X時に面接をして頂く〇〇大学の〇〇と申します。選考についてご連絡させて頂きました。人事部の△△様はご在席でしょうか?
採用担当者
はい、私です。
就活生
本日X時に面接をして頂く〇〇大学の〇〇と申します。大変申し上げにくいのですが、本日の面接を辞退したくご連絡申し上げました。
採用担当者
どうされました?
就活生
本日の朝から体調が優れず、現在Y度の熱があるためです。自分の不注意で体調を崩してしまって申し訳ございません。
採用担当者
それは大変ですね。お大事にしてください。
就活生
そこで大変恐縮ですが、お時間ございましたら、もう一度機会を頂きたいと思っております。
採用担当者
わかりました。詳細はまた後日連絡させて頂きますね。本日はゆっくり休んで下さい。
就活生
ありがとうございます。貴重なお時間取って頂きありがとうございました。失礼します。

体調が悪く、後日の連絡のとき

就活生
お世話になっております。X日に面接を予定して頂いた〇〇大学の〇〇と申します。選考についてご連絡させて頂きました。人事部の△△様はご在席でしょうか?
採用担当者
はい、私です。
就活生
〇〇大学の〇〇です。先日は選考を無断キャンセルしてしまい、大変申し訳ございませんでした。本日はそのことについてお詫びしたく思いご連絡申し上げました。
採用担当者
当日心配だったんですよ。どうされたのですか?
就活生
ご心配をおかけして申し訳ございませんでした。当日はX度の熱が出ており、とてもお伺いできる状況ではありませんでした。また、ご一報入れるべきであることは承知していたのですが、連絡もできる状況ではなく、このような形になりました。
採用担当者
そうでしたか。わかりました。
就活生
ご多忙の中お時間取って頂いたにもかかわらず、大変申し訳ございませんでした。
また、本日も貴重なお時間取って頂きありがとうございました。失礼します。

今回電話での対応の例をあげましたが、電話では採用担当者との会話の中で対応が変わるので、臨機応変に対応しましょう。

また、メールでの連絡と同じく、丁寧な言葉を使い、なるべく印象を下げないように心がけましょう。
以下のポイントを意識することで、うまく対応することができます。

電話対応のポイント

  • 挨拶からする
  • 要件を端的に述べる
  • 辞退理由を簡単に述べる
  • 謝罪の気持ちを伝える
  • 時間を取っていただいたことへの感謝を伝える

まとめ

いかがでしたか?

今回は、選考辞退する場合のメールの書き方と、電話の対応の仕方について書きました。
現在悩んでいた方、また今後このようなことがあった際には、再度ご確認いただけると幸いです。

また、選考辞退する場合に限らず、採用担当者にメールや電話をする際は、いくら就活生といえど最低限のマナーを守りましょう。

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