【就活初心者必見】就活メールでデキる就活生をアピール!-書き方と基本マナーまとめ-

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就職活動を進めていくと企業とのメールでやり取りをする機会が増えていきます。

選考に直接影響しないとわかってはいても、社会人とメールのやり取りを行うにあたってマナーや言葉遣いが間違っていないか不安になりますよね。

そこで今回は、メールの構成、企業とのメールでのやり取りで注意すべきポイント、気を付けておきたい言葉遣いについてまとめてみました。

メールの基本的な構成と書き方

件名

件名は「本文の内容(所属・名前)」
スパムメールが多く出回っている現代ではメールを開く前に、メールの内容、発信者がわかるタイトルにしておくことが大切です。

また、採用担当者は多くの就活生からメールを受け取っています。所属まで書くことで人物が簡単に特定されるので、企業側としてはうれしいタイトルとなります。

例)「一次面接の日程変更についてのお願い(○○大・氏名)」

宛名

アドレス帳に登録してからメール送信
送信先アドレスは一度アドレス帳に登録してからメールを作成するとよいでしょう。

初めての人にメールを書く時にはメールアドレスを直接入力して書くより、一度アドレス帳に登録してからメール作成をしたほうが良いとされています。

そうすることで相手に宛先が表示されるようになります。そこで、宛先名に○○様(株式会社△△△)と書いておくと以下のように表示されます。
“○○様(株式会社△△△)<メールアドレス>”

アドレスのみが表示されるより丁寧に表示されますね。第一志望の企業に対してはここまで気を配って、他の応募者との差別化を図るとよいでしょう。

また、担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載しましょう。
注意:必ず“○○様”と登録しましょう。決して呼び捨てで登録しないように!

本文

初めてメールを送る際には「お世話になります」

2回目以降は「お世話になっております」から書き始めます。その後に大学、学部、氏名を記載して要件に移りましょう。

また、一文一文が長くなりすぎないように注意し、こまめに改行することを心掛けましょう。

署名

学校、学部、氏名、連絡先を記載します。連絡先にはメールアドレス、電話番号を記載しましょう。

例)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
氏名:
電話電話:
e-mail:

以上が企業に送るメールの基本構成となります。

 

メールを送る際の基本マナー

メールは必ずすぐに出すこと!

メールをすぐに返す人は、「仕事ができる人」というイメージがつきます。逆にメールがすぐに返せない人は「仕事ができない人」と思われてしまいます。

なぜなら、メールはすぐに返せるものだからです。

判断を下すのに時間がかかる場合でも、「判断を下すのに時間がかかる」という進捗報告のメールはすぐに書けるのです。

メールのやり取りが遅い人は、本件に関して「後回しでいい」と考えている人であり、「本件に興味がない」ととられてもおかしくないのです。

そういった価値観を持っている社会人にとって、就活生であっても必ず「早く返す」ということを徹底しましょう。

例えば、感謝のメールを送る際なども即日、もしくは翌朝に送られてきたら、受け取る側も記憶に新しい状態で受け取ることができて気持ちがいいです。

絵文字や略語は使わない

絵文字を使わないことは勿論ですが、気づかぬうちに略語を使ってしまっていることは就活生に多く見られます。

目上の方に送るメールとしておかしな略語を使っていないかを再度見直すことが大切です。

正しい敬語を使う

一見正しそうな敬語の中にもビジネスマナーとして不適切な場合は多々あります。社会人としては常識的なことであるため、多くの就活生からのメールにおかしな敬語が混じっていればすぐにその違和感に気づきます。

例えば「わかりました」、「了解しました」は不適切な表現です。「承知しました」、「かしこまりました」を使いましょう。

また、少しでも敬語に違和感がある場合には、適切な敬語であるかを調べましょう。

返信する場合は件名を変えない

企業からのメールに対する返信は就活生が失敗しやすいポイントの一つです。
企業から送られてきたメールの返信の件名は「Re:」の状態で返信しましょう。

件名を取り消し新しく書き換える人がいますが、こうするとメールのやり取りが続いているのかわからなくなるうえ、新しい件に関する内容が送られてきたと勘違いしてしまいます。

Re:のままであれば、一つ前のメールに戻れば内容をすぐ理解できるため、文脈を理解するのに手間がかかりません。

返信の際は件名を誤って消してしまわないようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか?メール1つ送る際にも、注意すべき点やマナーなどがたくさんあります。心地よく受け取ら

れるか、悪い印象で受け取られるかもほんのひと手間で大きく変わってくるのです。

第一志望の内定を取りやすくするためにもメールの書き方ひとつにこだわって就活に取り組みましょう。
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